Werknemersbevragingen (3): Hoe?

Nu we weten wat de kenmerken zij en begrijpen waarom we de boot nodig hebben om van punt 1 naar het gewenste punt 2 te gaan, is het tijd om de boot te bouwen en te gaan varen. Deze metafoor brengt ons bij de derde blog rond employee surveys, met een focus op het realiseren van een effectieve werknemersbevragingscampagne. Op vele momenten in het proces komt de effectiviteit van een survey voor de organisatie, het management en de werknemer in het gedrang. In wat volgt bespreken we enkele cruciale fases en aandachtspunten voor een effectieve campagne;

Voorbereidingsfase

Nadat een organisatie heeft beslist om een vragenlijst te verspreiden, om welke reden dan ook, moet de keuze gemaakt worden voor het soort survey . Deze keuze is afhankelijk van het doel en strategie en moet zowel inhoudelijk (welzijn, performantie, stress…), als procedureel (intern vs outsourcing) gemaakt worden. Wanneer men als organisatie beslist om zelf een survey te ontwerpen, dient in deze fase ook een ‘survey team’ samengesteld te worden. Bij deze vragenlijsten is het belangrijk om enkele zaken in het achterhoofd te houden; hou de vragen simpel, vermijd items met twee vragen, vermijd extremen (“ik haat mijn job”) en vermijd suggestieve vragen. Er kan ook geopteerd worden voor een kant-en-klare vragenlijst die, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek, bepaalde vergelijkingen met andere organisaties en populatiegemiddelden zal toestaan.

Communicatie

Het gebeurt te vaak dat vragenlijsten lukraak op werknemers worden afgevuurd, waardoor de data geen gerichte waarde heeft en de werknemers een aversie kunnen ontwikkelen voor bevragingen. Een effectieve communicatie naar alle werkniveaus is daarom cruciaal voor de effectiviteit van de werknemersbevraging. De deelnemende werknemers worden bij voorkeur via verschillende communicatiekanalen ingelicht met een schets van de bigger picture. Dit laatste houdt in dat minstens de doelen, het belang voor de organisatie, informatie rond gegevensbescherming en een toekomstvisie worden gedeeld. Open en eerlijke communicatie kan ervoor zorgen dat de werknemers het nut inzien van de campagne, de tijd zullen nemen voor het invullen en even open en eerlijk zullen terug communiceren in de vorm van betrouwbare antwoorden.

Administratieve keuzes

Puur administratief zijn er uiteraard ook enkele zaken die de aandacht vereisen, zoals de timing en het projectplan. Een salesbedrijf dat op het einde van een kwartaal een survey verspreid rond werkstress, is een voorbeeld van slechte timing, omdat de stresserende context van een nakend kwartaaleinde in zo’n organisatie voor vertekende resultaten kan zorgen. Laat U het volledige werknemersbestand deelnemen of slechts een sample, is er een vast moment of een langere periode waarin men de lijst kan invullen, wordt de analyse van data geoutsourcet of intern bewerkstelligd; het zijn allemaal keuzes die zowel voor- als nadelen hebben en dienen genomen te worden conform het strategisch verhaal.

Analyse en interpretatie

In deze fase worden de resultaten verwerkt, getoetst aan de hypotheses en opgehangen aan het brede verhaal. Een goede 'waarom' hebben blijkt dus ook in deze fase belangrijk, anders heeft U in principe niet veel meer dan een hoop losse data.

Transfer van de resultaten

Het uitrolproces gebeurt bij voorkeur top down, waarmee we bedoelen dat communicatie van boven (management) naar beneden (blue collars) verloopt. Daarbij wordt optimaal per niveau gekeken welke informatie relevant is en dus gedeeld moet worden, maar ook de manier waarop die informatie word overgedragen. Het communiceren van verschillende benchmarks (vergelijkingen met vorige resultaten, andere bedrijven, werkniveaus of gewenste resultaten) is cruciaal om structuur in het verhaal te brengen.

Actieplanning

Nu de data gekoppeld is aan de context en iedereen op de hoogte is, kunnen interventies en acties gepland worden. Deze kunnen op individueel-, afdelings- of organisatieniveau plaatsvinden en klein- (keynote, informatiesessie) of grootschalig (teambuilding, workshop, aanpassing werkschema) zijn van aard. Er kan ook beslist worden om op basis van de kwantitatieve data een diepgaander en kwalitatief onderzoek uit te voeren, om zo nog gerichter te kunnen ingrijpen waar nodig.

Neveneffect; verhoogd engagement!

In dit drieluik van blogposts werden het wat, waarom en hoe besproken van een geslaagde surveycampagne. Het implementeren van zo’n (effectieve) campagne wordt gezien als een voorloper van verhoogde niveaus van werknemers engagement (+34%). Vooral wanneer organisaties na de campagne gerichte follow-up acties ondernemen, blijkt dit engagement sterk toe te nemen (tot 84% verhoogde graad van engagement). Engagement op zijn beurt is direct gelinkt aan andere organisatieparameters als winsten, werknemersproductiviteit en -retentie, maar ook klantentevredenheid- en loyaliteit. (Emerald Insight, 2007)