Hoe kunt u zien dat het goed gaat met uw team? In de huidige digitale communicatiewereld misschien niet zo gemakkelijk…
Kris Perquy – Bedrijfspsycholoog
Uw team werkt in deze periode doorgaans thuis. Contacten verlopen via mail en Zoom meetings. Hoe kan u er dan voldoende zijn voor uw team? Hoe ziet u of het goed of minder goed gaat? Hoe kan u een gesprek op gang brengen?
3 skills om te weten hoe het met uw team gaat
Observatie
Door de afstand ziet u als leidinggevende natuurlijk niet zo goed hoe het met uw thuismedewerkers gaat. Er zijn minder face-to-facecontacten dan normaal en de spontane babbels blijven ook achterwege. Daarom dient u in deze periode extra alert te zijn voor de signalen die uw collega’s geven. In mails kan u soms tussen de regels lezen dat het allemaal niet zo vlot. In videogesprekken toont de non-verbale communicatie misschien meer dan u denkt: zijn bepaalde medewerkers stiller dan anders, zijn ze minder betrokken, lachen ze minder? Het zijn kleine signalen die vertellen dat het hen misschien niet zo goed gaat. Maar is dat ook zo? Neem op zo’n moment voldoende afstand en probeer objectief naar de situatie te kijken. Challenge uw eigen assumpties, dwing uzelf om bijkomende vragen te stellen. Vergelijk bijvoorbeeld het laatste videogesprek met het voorlaatste en denk na of die persoon toen ook al minder betrokken was. Wees dus aan de ene kant kritisch tegenover uw eigen veronderstellingen, maar ga er aan de andere kant ook niet zomaar vanuit dat mensen u alles vertellen en dat alles in orde is omdat ze niets zeggen.
Zelfdiscipline
In deze vreemde periode zijn heel wat managers ook meer bevraagd en ondervinden ze meer druk dan voorheen. In sommige sectoren is het bijzonder kalm, maar in andere is het alle hens aan dek, denk maar aan de gezondheidssector, maar ook sectoren als transport en retail. Bent u zelf in zo’n situatie als leidinggevende, heb dan – ondanks de drukte en stress – toch de zelfdiscipline om contact op te nemen met uw medewerkers. Ga er niet van uit dat mensen aan de bel trekken omdat u hen hebt gezegd dat uw deur altijd openstaat. Niet iedereen heeft de maturiteit of de durf om dat te doen. Misschien willen uw medewerkers u ook sparen! Neem dus zelf contact op met uw team, bel uw mensen zelf op. Dat is een absolute topprioriteit in deze tijden.
Communicatie
Over gevoelige zaken praten met uw medewerkers is niet altijd gemakkelijk. Hoe pakt u dat aan, want u wilt discreet zijn of u wilt het gesprek niet te emotioneel maken door te praten over privékwesties. Hier komt natuurlijk uw emotionele intelligentie en communicatievaardigheid als leidinggevende om de hoek kijken. Begin een moeilijk gesprek altijd zo uitnodigend mogelijk. Vraag hoe het deze week geweest is, of uw medewerker problemen heeft ondervonden, of er iets hem of haar enthousiast heeft gemaakt, etc. Van daaruit is het al gemakkelijker om te zeggen dat u bezorgd bent, dat u even met hem of haar wil praten, niet zozeer over het werk of de taken, maar over hoe het echt met iemand gaat
3 signalen om te zien hoe het met uw team gaat
Normale tijdsbesteding
Als u merkt dat uw medewerkers hun taken goed afgewerkt krijgen, zonder elke dag bijvoorbeeld twee uur meer te werken dan anders, dan is dat een goed signaal. Nemen uw medewerkers hun verlof op? Nog een positief teken. Nemen medewerkers de taken van iemand die ziek of afwezig is spontaan over, dan mag u ervan uitgaan dat je team goed draait. Laatste punt: uw medewerkers willen nog opleidingen volgen. Ze kunnen en willen er tijd voor maken. Prima, good sign!
Balans tussen schriftelijke en mondelinge communicatie
De communicatie loopt voornamelijk via e-mails. Zolang dit ‘de normale e-mails’ zijn met de normale tone of voice, zit het goed. Maar let op als mensen elkaar fouten beginnen te verwijten, woorden in hoofdletters typen of elkaar voortdurend rappels sturen. Dat betekent dat er problemen zijn waarover ze niet meer willen of kunnen praten over de telefoon. Als er maturiteit en evenwicht is in een team, bellen mensen doorgaans met elkaar om een probleem te bespreken.
Lachen is gezond
Misschien een vreemde manier om te zien of het goed gaat met uw team, maar als mensen elkaar nog altijd leuke filmpjes, mopjes en grapjes sturen (bijvoorbeeld via WhatsApp), dan zit de sfeer doorgaans goed. Ook de manier waarop ze via hun eigen sociale media naar buitenkomen, vertelt hoe het hen gaat. Delen ze ook berichten over het bedrijf of de organisatie op hun sociale media en op welke manier? Komen ze positief naar buiten met hun werk? Ook dat zijn signalen dat het wel snor zit.
