Hoe past u de organisatiestructuur aan tijdens de coronaperiode?
Els Maes - adviseur voor bedrijfsleiders van familiale kmo’s
Wie had gisteren gedacht dat vandaag er zo zou uitzien… En welke aanpassingen vroeg dit? Tijdens de coronacrisis is de structuur van bedrijven eerst en vooral bepaald door de maatregelen die de overheid nam. Aangezien die van dag tot dag wijzigden, was het van belang om het onverwachte te hanteren. De dagelijkse routines werden doorbroken en voor heel wat zaken moesten er nieuwe oplossingen komen. Intussen zijn we al enkele weken verder en vermoedelijk hebben oude routines plaatsgemaakt voor nieuwe.
Belangrijk is om even stil te staan bij het volgende: wie heeft – naast de overheid – de nieuwe spelregels in bedrijven bepaald? Was dat vooral door toedoen van één persoon of was het een samenwerking van verschillende medewerkers? Is er een ‘nieuwe’ manier van werken ontstaan en is denken in termen van of/of ingeruild voor het denken in termen van en/en? Speelden creativiteit en synergie een grote rol in de besluitvorming?
We staan nu voor de post-coronaperiode. Hoe zien we die? Keren we zo snel mogelijk terug naar de oude manier van werken? Of zien we de crisis als basis voor een transformatieproces waarin we nieuwe manieren van samenwerken ontdekken? Hopelijk kunnen we gebruik maken van de collectieve intelligentie van alle medewerkers om er samen beter uit te komen. Fingers crossed!
Greetje Demuelenaere - interne en externe communicatiespecialist, ondernemer
We spreken over dé coronaperiode, maar ik verdeel ze liever in fases. We zijn nu in fase 3 aanbeland, dus nog eentje te gaan. Waarom?
Fase 1 was vooral gebaseerd op crisiscommunicatie. We zijn daar vroeg mee gestart, en zo transparant mogelijk, in alle openheid. Medewerkers en stakeholders werden hierbij betrokken. De medewerkers moesten meteen thuis operationeel zijn zodat we – mocht het nodig blijken – snel konden schakelen. Daardoor kwamen we gemakkelijk in fase 2 die vooral ging over herstructurering, prognose, capaciteitsplanning en overlegwijze. Onze maatstaf was juni. Wie tot dan probleemloos aan de slag kon blijven, deed dat ook fulltime. Medewerkers waarbij dat niet het geval zou zijn, zagen hun werktijd met steun van de overheid verkorten tot 40 of 60 procent, afhankelijk van hun workload. Op die manier konden we de huidige projecten over een langere periode spreiden. Ondertussen merkten we dat onze klanten ook een voor een hun bedrijf sloten, waardoor onze maatregelen de juiste bleken.
Om toch met elkaar in verbinding te blijven, gebruiken we ‘Teams’ (intussen al een jaar in ons bedrijf) als communicatieplatform. Twee keer per week houden we een overleg over lopende projecten, capaciteit en planning. Ik sta erop dat iedereen – ook diegenen die op die dag niet werken – in de call zit om de betrokkenheid hoog te houden. Dit is nu routine geworden. Door de aanpassingen creëren we ook tijd. In fase 3 willen we die ‘wachttijd’ goed benutten. Er is meer tijd omdat er minder meetings, overlegmomenten en workshops zijn. Ideaal om te benutten voor projecten die al even in de kast zaten. Onze eigen nieuwe merken krijgen op die manier een stevige positioneringskuur, klaar voor de post-coronaperiode. Toffe projecten voor ons team en een goede basis om de theorie in praktijk om te zetten, niet alleen voor de designers, maar ook voor de brandmanagers en developers. Ook onze eigen rapportering en dashboarding zijn stevig onder de loep genomen om sterker te staan als alles weer genormaliseerd is. Laat het maar snel komen… we zijn bijna klaar voor fase 4: ‘after corona’.
We bieden in deze tijden veel flexibiliteit, maar moeten toch streng en rechtvaardig zijn. Eigenbelang kan nu niet, de groepsgeest primeert. Als ondernemer ben ik er de klok rond voor ons dreamteam en onze klanten en probeer ik rust te brengen met focus op structuur voor iedereen en een mooie toekomstvisie. Ik ben ondernemer, maar ook mama van Emma (17) en Matteo (16). Zij moeten vaststellen dat hun mama maar in de weer blijft in coronatijden en dat er geen minuutje over is. Gelukkig springen ze bij waar ze kunnen. Ook voor hen zijn dit mooie levenslessen. Hun ondernemende houding maakt me dankbaar.
Meer weten over transformatie?
