Feedback geven, hoe doet u dat?

Feedback geven in een werksituatie is niet altijd even makkelijk. Hoe feedback wordt gegeven, is een van de belangrijkste (en ondergewaardeerde) indicatoren voor het succes van een bedrijf. Stel u een bedrijf voor waar directheid nogal gebruikelijk is. Efficiëntie staat voorop en leidinggevenden leveren nogal botte en harde feedback. U mag er zeker van zijn: het zal niet lang duren vooraleer een medewerker crasht of een andere de bal hard terugkaatst, met alle gevolgen van dien. Maar ook het andere uiterste, het bedrijf zonder directheid, met vriendelijke, behulpzame managers die problemen of fouten vergoelijken om gevoelens niet te kwetsen komt vroeg of laat in de problemen. Uiteraard, het spreekt voor zich, de gulden middenweg is the good way to go. Maar hoe doet u dat?

Wat bedoelen we met feedback?

Als u feedback geeft aan iemand dan geeft u die persoon informatie over iets dat u heeft waargenomen, waar u bepaalde gevoelens bij hebt (positief of negatief) die u met de ander wil delen. Dat die feedback makkelijker aanvaard wordt in een klimaat van vertrouwen spreekt voor zich. Dat houdt onder meer in dat er niet gedacht wordt in termen van ‘iemand de schuld geven’, dat vergissingen als menselijk gezien worden en dat er nieuwe kansen mogelijk zijn. De uiteindelijke bedoeling van feedback zou moeten zijn dat er in de toekomst een wenselijker of nuttiger gedrag waar te nemen is en dat de persoon in kwestie eruit leert.

Geef feedback, geen kritiek

De kunst bij het geven van feedback is om het op zo’n manier te doen dat de ander zich niet aangevallen voelt. Vermijd het woord kritiek en zie het zelf ook als feedback, ook al is die negatief. Dat kan aan de hand van volgende tips.

Geef een reactie op concreet waarneembaar gedrag en niet op de identiteit van een persoon.

Zeg bijvoorbeeld:

Ik zie dat u die deadline niet gehaald hebt. Ik vind het vervelend dat u me niet tijdig verwittigd hebt.
Uw presentatie kwam soms nogal verwarrend over. Ik vermoed dat u zich nog te onzeker voelde.

Zeg niet:

U bent iemand waar ik niet meer op kan rekenen.
U bent veel te onzeker. Natuurlijk geeft u dan een verwarrende uitleg.

Vermijd bij het geven van feedback de volgende woorden.

Altijd: Ik krijg die lijsten van u altijd te laat.
Nooit: U bent nooit bereid tot overleg.
Kritiek: Ik wil geen kritiek geven, maar…
Fout: U hebt een fout gemaakt en die kost me veel geld.

Geef ik-boodschappen i.p.v. u-boodschappen.

Zeg bijvoorbeeld:

Ik denk dat u die berekening vergeten bent en die was wel belangrijk omdat...
Ik twijfel eraan of dat nu de goede oplossing was, want...

Zeg niet:

U bent wel slordig geweest door die berekening te vergeten.
U bent de mist ingegaan met die oplossing.

Bereid het geven van feedback voor

Bedenk vooraf hoe u op een opbouwende manier te werk kunt gaan. Houd rekening met de persoon in kwestie. Zit hij of zij bijvoorbeeld in een moeilijke periode op privévlak? Maak dat bespreekbaar. Blijf wel bij de feiten en bedenk vooraf hoe de persoon kan reageren en hoe u daarmee zal omgaan.

Enkele tips.

Check of iemand het goedvindt dat u feedback geeft. Dan heeft u meer kans op een open gesprek. Zeg wel zo snel mogelijk wat u wilt zeggen en stel de feedback niet uit.

Beginnen met de positieve dingen is goed, maar toch weet iedereen intussen dat het een manier is om daarna met het negatieve nieuws te komen. Het is dus soms beter om de feedback niet uit te stellen. Vraag wel eerst of het moment past. Vergeet niet wat het doel is van uw feedback: voortzetten wat goed gaat en verbeteren wat niet goed gaat.

Zorg bij feedback voor tweerichtingsverkeer

Als u aanstuurt op conversatie en openheid, dan zal de ander zich dichterbij en meer betrokken voelen.
Check bijvoorbeeld of de ander zich herkent in uw observatie.