Van thuis uit werken tijdens COVID-19

Om zo veel mogelijk mensen op een veilige manier aan het werk te houden is telewerk plots noodzakelijk geworden. We zetten met zijn allen maximaal in op thuiswerk. Wat vroeger een recht was, is nu een plicht. Hoe gaan we op sociaal-juridisch én menselijk vlak om met deze situatie?

Structureel of occasioneel telewerk?

We zijn terechtgekomen in een nieuwe situatie. Telewerken is niet meer structureel of occasioneel, het is verplicht en er is geen afwisseling meer tussen een dagje thuiswerken en een dagje op kantoor werken. Wie voorheen op structurele wijze (lees: op regelmatige basis) thuiswerkte, viel onder cao 85. Daarin wordt telewerk als volgt omschreven: ‘Een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis en niet incidenteel buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.’ En verder: ‘Voor iedere telewerker afzonderlijk moet een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld uiterlijk op het ogenblik dat de telewerker begint met de uitvoering van zijn overeenkomst. Voor de lopende arbeidsovereenkomst moet een schriftelijk aanhangsel worden opgesteld.’ Bij occasioneel telewerk gaat het om niet regelmatig en incidenteel telewerk. Zo kan een werknemer thuiswerken omwille van overmacht (bijvoorbeeld door felle sneeuwval) of om persoonlijke redenen (bijvoorbeeld op een dag dat de loodgieter iets komt repareren thuis). Voor occasioneel telewerk kan een kader vastgelegd worden bij cao of arbeidsreglement, maar het is niet verplicht. Toch blijft het interessant om afspraken te maken over terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur en technische ondersteuning, de bereikbaarheid en een eventuele vergoeding van kosten. Maar nu nood wet breekt in tijden van corona, is het niet meer zo duidelijk of het om structureel of occasioneel telewerk gaat. Eigenlijk is het geen van beide.

Afspraken bij COVID-19 telewerk

Leidinggevenden raden we aan om duidelijke afspraken te maken via mail. Daarin kan het gaan over bereikbaarheid, beschikbaarheid, eventueel over de onvermijdelijke aanwezigheid van andere huisgenoten, over de nodige apparatuur en technische ondersteuning en over het vergoeden van bepaalde kosten. Als werkgever is er geen verplichting tot het vergoeden van onkosten, maar de RSZ aanvaardt ze wel. Daarbij kan de werkgever kiezen tussen twee mogelijkheden:

• Een bureauvergoeding van 126,94 euro per maand voor de kosten van verwarming, elektriciteit en klein kantoormateriaal, eventueel verhoogd met 20 euro voor het gebruik van de eigen computer en 20 euro voor de internetverbinding thuis. Daarbij kunnen eventueel nog andere kosten ingebracht worden als er een aankoopbewijs is (bijvoorbeeld voor de aankoop van een scanner of scherm). De bureauvergoeding is vrij van RSZ-bijdragen en belasting.
• Een vergoeding van 10% van het brutoloon dat tegenover het aandeel van het thuiswerk staat, indien u vóór de COVID-19-maatregelen de kosten van telewerkers op deze manier terugbetaalde zoals voorzien in de telewerkovereenkomst. 

Let op: een vergoeding van 10 % van het totale brutoloon kan niet worden aanvaard voor werknemers die tijdelijk volledig thuis werken in het kader van de Covid-19-maatregelen en die zich niet in een thuiswerksituatie bevinden zoals bepaald in titel VI van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, noch in een telewerksituatie in de eigenlijke zin van het woord.

Beide mogelijkheden worden aanvaard door de RSZ en fiscus (vrij van RSZ-bijdragen en belasting), maar er moet eerst een aanvraag ingediend worden bij de dienst voorafgaande beslissingen. Kosten voor woon-werkverkeer worden uiteraard niet aanvaard gezien die nu niet reëel plaatsvinden. 
Er zijn nog enkele andere voordelen verbonden aan het thuiswerken: per gewerkte dag kan de werknemer een maaltijdcheque ontvangen ongeacht het aantal gewerkte uren. Daarnaast valt een ongeval thuis tijdens de werkuren onder de arbeidsongevallenwet, maar ook een ongeval op weg van huis naar bijvoorbeeld de kinderopvang (of omgekeerd) of tijdens de lunchpauze. 
Wie structureel telewerk doet, is niet gebonden aan uren en kan die eigenlijk zelf kiezen. Zo mag een telewerker op zondag werken omdat hij of zij niet onderworpen is aan de bepalingen van de arbeidswet en zijn overuren niet mogelijk. Maar de situatie is nu anders gezien iedereen verplicht thuiswerkt en de wetgeving is hierover niet zo duidelijk en soms zelfs tegenstrijdig. Daarom is het goed om afspraken te maken en vast te leggen dat er bijvoorbeeld elke dag 7,6 uur gewerkt moet worden. 

Op zoek naar houvast

Nu de toekomst onzeker is, hebben mensen meer dan ooit nood aan houvast, begrip en perspectief. Als leidinggevende wilt u hen ondersteunen, blijven motiveren en productief houden. Volgende tips voor thuiswerk in deze periode kunnen daarbij helpen:

• Zorg voor een haalbaar werkplan en leg prioriteiten vast;
• Vertrouw op het professionalisme van uw medewerkers;
• Bespreek de voortgang van het werk: stap voor stap, dag per dag;
• Motiveer contacten tussen collega’s;
• Voorzie ook individuele contacten met uw medewerkers, maar spreek vooraf een ogenblik af;
• Maak virtuele meetings niet te lang;
• Wees iets soepeler met deadlines;
• Reken medewerkers niet af op hun bereikbaarheid, wel op hun resultaten;
• Reken medewerkers niet af op kwantiteit, kijk vooral naar de kwaliteit;
• Probeer afwisseling te bieden in de taken, doorbreek de eentonigheid;
• Vermijd muggenzifterij, te veel mails en een gefragmenteerde kalender;
• Vraag wat jij kunt doen als leidinggevende om te helpen;
• Toon begrip bij misverstanden;
• Bied perspectief op vlak van persoonlijke ontwikkeling: wie het nu minder druk heeft, kan bijleren via online cursussen;
• Kijk vooruit en laat weten hoe de soft start-up binnenkort kan verlopen.

Meer dan ooit kijken leidinggevenden binnen in de huiskamers van hun collega’s. Hou er rekening mee dat niet iedereen het thuis gemakkelijk heeft… Er is in veel gezinnen te veel afleiding en medewerkers kunnen gefrustreerd geraken door de lastige werkomstandigheden. In sommige gezinnen gaat het op relationeel vlak niet zo goed. De veilige werkomgeving die het kantoor voor sommige medewerkers kan zijn, is plots verdwenen. Daarom is het nu uiterst belangrijk om begrip te tonen en respect te hebben voor ieders situatie.

Boodschap van de CEO

In grotere bedrijven is het nu essentieel om als CEO of topmanager positieve boodschappen te brengen. Steek uw mensen een hart onder de riem. Dat kan via videoboodschappen, mails, het intranet, een blog. Denk eraan dat de uitstraling van de CEO het verschil maakt. Een crisis kent twee polen: einde en nieuw begin. Een crisis maakt dingen stuk, maar kan tegelijkertijd de kiem van iets nieuws in zich dragen. Wees hoopvol!
 

Vragen over hoe u dit kan aanpakken?

Neem contact op met onze experten

Lees ook: 'Iets meer tijd dan anders? Deze gratis online cursussen en platforms zijn de moeite!'